妇幼健康档案管理研究与相关建议

[摘要] 随着医学模式与社会经济的发展，妇幼保健院功能发生显著变化，从诊疗功能发展到集护理、诊疗、保健、预防为一体的综合性、系统性的功能模式。卫生部曾多次强调要加强妇幼健康与保健工作。妇幼健康档案管理对妇幼保健与健康教育工作有重要指引作用。文章简单分析了妇幼健康档案管理工作的必要性及特点，指出当下妇幼健康档案管理中存在的不足，给出应对策略。

[关键词] 妇幼健康；档案管理；对策

[中图分类号] R172 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2016）08（c）-0004-03

[Abstract] With the development of medical model and social economy， the functions of maternal and child health hospital obviously changes from diagnosis and treatment function to the comprehensive and systematical function model integrating the nursing， diagnosis and treatment， healthcare and prevention into one， and the ministry of health has repeatedly stressed that we should enhance the maternal and child health and healthcare， and the maternal and child health files management has an important guidance effect on the maternal and child healthcare and health education work. The paper briefly analyzes the necessity and characteristics of maternal and child health files management work， points out the current disadvantages in the maternal and child health files and puts forwards the countermeasures.

[Key words] Maternal and child health； Files management； Strategy

妇女儿童占我国总人口数2/3以上，妇幼保健服务是我国目前及将来的卫生工作重点，主要由各级妇幼保健院负责。妇幼健康档案的管理包括妇女保健和儿童保健两个项目档案的管理。该文对妇幼健康档案的管理现状分析如下。

1 妇幼健康档案管理工作重要性

在妇幼保健院中，妇幼的信息档案是其工作的重点，妇幼档案信息管理是一种实用性较高的方式。随着医学模式的改变，妇幼健康档案管理也进入了一个新时期。做好妇幼健康档案管理工作对融入市场经济、参与市场竞争有重要的指引意义，已经受到了多数单位的高度重视。同时，妇幼健康档案的内容、管理形式也发生了较大的改变，适应了社会经济的快速发展。健全完整的妇幼健康档案系统对其管理工作有积极的促进作用，方便内部人员快速查阅及传递。将妇幼健康档案管理工作科学化、系统化可以促进医院做出合理化的决策，给医院的长远性发展提供有力指导[1]。

妇幼健康档案管理工作可以提高医院档案资源的利用率。妇幼健康信息越完善、越可靠，医院对妇幼健康的服务才能更到位，可以不断提高其工作水平。由于科学技术的发展，档案信息也需要运用科技手段进行管理，找到一种精确且快速的查阅方法，提高妇幼健康信息档案的利用率[2]。

2 妇幼健康档案管理工作的特点

2.1 妇幼健康档案管理工作具有系统性及完整性

通常情况下，临床医疗的服务对象是个体患者，面对不同的患者采用专业性医疗服务，这样的工作具有专一性、针对性。而妇幼健康工作具有完整性、系统性及连续性，是将妇女儿童作为专门的服务对象，向婚龄青年或者年轻夫妇提供健康教育及保健服务，做好宣传引导及咨询工作。从此角度而言，妇幼健康工作是关系到人类的连续繁衍，关系到民族的未来。相关单位做好收集好妇幼健康信息资料的工作，综合分析妇女儿童健康资料情况，做出必要的说明，为上级行政单位提供准确完善的健康信息，有助于妇幼卫生单位参照本地妇幼健康信息并结合国家政策制定出科学合理的政策法规，所以当下的妇幼健康信息档案不只是传统档案或者总结报告等普通意义性的文件，还应该囊括日常工作中具有较高使用价值材料或者经验等，为预防妇幼疾病做好必要的准备[3]。同时，工作人员应该收集具有代表性的资料，既要符合本地区大部分妇幼人员的情况，也要寻找符合少数妇幼人员身体状况的材料，向上级单位提供可靠性的数据性资料，以做好本地区妇幼健康工作。

2.2 妇幼健康档案工作具有专业性特点

妇幼健康档案是单位决策的重要参考依据之一，因此妇幼健康工作必须科学化、合理化，才能保证其收集的数据资料准确率较高。随着网络技术的发展，妇幼健康信息档案的保存工作更加完善，其利用也更加充分，可以实现资源共享，方便了妇幼卫生健康工作的开展。在信息的收集、整理、存档及编研工作也应该紧紧围绕妇幼健康进行，包括妇幼疾病的预防、妇幼营养、孕妇的系统管理、婚前保健、产科管理、优生优育等多方面内容。要以妇女儿童的健康为中心，预防疾病，面向基层和群众，将妇幼的临床和保健融合在一起，做好卫生保障工作，发挥出妇幼健康档案的实际作用，为日后预防和治疗工作积累宝贵的经验。工作人员进行档案编研时，需要注意资料统计时间长度等问题[4]。一般情况下，统计时间越长，发现规律的可能性越大，收集的资料也越完整，专业性更强，对年度总结性工作及后期的认识都有重要意义。档案管理机构应该将医院收藏的档案作为参考依据，整理和统计相应的数据。必要的情况下，还应该给专业人士进行分析，给出分析报告，可以保证数据信息的精确可靠性，提高档案信息的说服力和可信度。

2.3 妇幼健康档案的载体多样性

随着科学技术的发展，大大增加了宣传的方式及渠道，妇幼健康档案的载体、储存方式都具有多样性的特点。除了实物纸质档案，电子相片、微信、视频及微博等都是宣传的重要工具。利用不同载体采用不同形式进行多样化宣传，可以提高民众对相关疾病的知晓度，如常见的儿童病症可以多运用一些图片、视频等；针对妇女疾病可以利用网络，微信、微博等新媒体方式进行宣传。同时，档案的具体载体不同，其管理方法也不同，妇幼健康档案也不能只是用一种方法进行管理，不能保证档案信息的安全性，也不能反映信息的全貌。

3 妇幼健康档案管理现状

3.1 档案管理人员责任意识薄弱

档案管理人员直接影响着档案管理工作。部分医院妇幼健康档案管理工作人员的责任心不强，管理意识较弱，影响档案信息保存的完整度。在一些基层妇幼保健医院中，档案管理的工作人员并不专业，临聘管理人员进行档案管理工作，专业性不强，错误地认为档案管理只是将档案资料放在固定的位置，而缺乏系统性完整性的管理，忽视了资料完整度的检查。由于没有专业性的管理经验及知识，欠缺档案管理技巧，导致档案管理工作出现多种问题，如资料查阅速度慢、资料维护不到位等。部分管理人员对其他科室的档案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的档案资料。管理人员之间没有足够的交流，影响着妇幼健康管理工作的正常进行[5]。

3.2 对档案内容不明晰

以往的纸质资料档案已经转变成了电子档案，档案的管理方式也发生了巨大变化，健康档案的意义也在不断延伸，档案的管理区域也在不断扩展，对不同的文档都进行了不同程度的升级发展。由于档案管理制度的不完善，也没有统一性的规定，单位之间的管理方法存在区别，都遵循着自己的管理方式，对本单位有价值的信息进行归档，而忽视了对一些本来具有使用价值的档案进行归档，造成了档案内容不完整的情况[6]。

3.3 档案管理制度不完善

一些基层妇幼健康医院对自己的发展没有明确的目标，也没有明晰的计划。由于管理制度的不完善，造成档案管理工作较为混乱，浪费了人力资源，也没有取得最佳的管理效果。如在部分妇幼保健医院中，部门应该准备好本部门的档案资料，管理工作人员再对其进行归档。在实际操作过程中，部门忽视信息档案的整理，将收集好的信息全部交给档案管理人员，由管理人员进行整理，再归档。此种情况下，部门档案信息可能发生混乱，由管理人员整理出来的信息可能缺乏全面性，不能反映出部门的情况，也不方便日后查阅档案。

3.4 欠缺专业技术人才

档案管理工作难度看似不大，但需要运用相关的档案管理知识。在一些规模性、综合性的大医院，档案管理必须由专业性人才来掌控，他们拥有专业的档案管理知识及管理技能，知道档案管理对科室及医院的重要性。在妇幼保健医院中，需要多任用档案管理专业技术的人员，才能满足管理工作的实际需要。我国高校培养了一批档案管理专业技术人才，但这些高校毕业生很少走上档案管理这条道路，即使部分毕业生选择了档案管理工作，内心也有一种试一试的态度，根本不能专心于档案管理工作。

4 妇幼健康档案管理工作建议

4.1 提高妇幼健康档案管理的意识

由于妇幼健康档案对医院和妇女儿童都有重要意义，是医院整体管理工作的重要组成部分，要严肃认真地对待此工作。提高妇幼健康档案管理的意识，高度重视档案管理工作，完善档案管理体系。该管理工作具有很强的专业性和技术性，涉及内容多样化，分类比较复杂，因此档案管理工作人员要有严谨的工作态度，避免管理工作出现纰漏，尽量保证档案材料的完整性。

4.2 提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理的综合素质影响着妇幼健康档案管理成效。若要高效、高质量地完成管理工作，就需要有专业性强、综合素质好的管理人员，可以高效地处理数据信息，也有高度责任心面对档案管理中的任何问题。妇幼健康档案管理工作只依靠科学技术也是不合理的。成为合格的档案管理人员需要具备多种技能和丰富的专业知识，才能保证管理过程中不会将档案信息复杂化。档案管理人员必须拥有处理信息和分析信息的能力，能够独立解决管理中出现的突发问题。医院需要有一套行之有效的人才选拔任用制度，选择适合本工作的人才，要进行适当前期培训，内容包括了解本院的基本信息，管理档案的内容，适合本院的管理技巧等，可以保证新人可以尽快融入到集体中，也可以提高新人的档案管理水平。同时，医院可以对档案管理人员进行定期培训，不断学习最新档案管理知识，强化工作人员的档案管理意识，认识到妇幼健康档案管理对医院的重要性，调动工作人员的创造性，指出管理过程中的不足，找到应对措施，不断改进管理手段，改善管理效果[7]。

4.3 不断健全完善档案管理制度

制定和完善妇幼健康档案管理制度，让所有管理工作都有章可循，减少管理工作中的主观随意性，提高管理工作有效性和工作效率。同时，完善的管理制度对管理人员有一定的指导作用，强化工作人员的理论基础，明确部门职能，细化工作职责，避免出现推卸、拖延等情况。完善的档案管理制度可以提升管理效果，保证管理工作有序进行，提高医院的可信度。此外，可以明确档案信息的归档原则和范围，各个单位可以将本机构的管理工作特点结合相关制度明确档案管理的具体工作，形成具有医院特色的管理制度，从信息收集到编研等多个环节都有相应的制度引导，保证档案管理工作有法可依。

4.4 革新妇幼健康档案管理工作

对妇幼健康档案管理工作进行革新，改变不适应现代发展的体制，做到与时俱进，与实际相联系，是确保妇幼健康医院连续、可持续、平稳发展的手段之一。妇幼健康档案管理是若干管理工作中的一部分，就需要在不断革新中成长，才能促使医院适应现代经济的发展，提高市场竞争力，增大市场份额。妇幼健康档案管理工作的革新，可以完善管理工作的措施，改进管理方式，促进管理工作的健康发展[8]。

5 结束语

妇幼健康档案管理工作对妇幼保健医院有重要作用，适应了现代社会的发展趋势。医院及档案管理人员要明确妇幼健康档案管理工作的特点，促进医院档案管理工作顺利开展；也要充分认识到医院妇幼健康档案管理的不足，提高工作人员的管理意识，重视档案管理工作，完善档案管理制度，提高管理人员综合素质，改善档案管理效果。

[参考文献]

[1] 郑高莹.妇幼健康教育档案的管理[J].现代医院，2012（3）：155-156.

[2] 李红宇.妇幼保健档案的管理事宜[J].兰台内外，2012（4）：51.

[3] 关菊秋.谈妇幼保健所档案信息化管理中的问题与对策[J].黑龙江史志，2014（1）：81.

[4] 张霞.妇幼保健档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014（9）：179-180.

[5] 李健.浅析妇幼保健健康检查档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2014（9）：181-182.

[6] 王新立.谈如何搞好妇幼保健档案的管理[J].办公室业务，2014（5）：107.

[7] 郭玉刚.当前妇幼保健档案管理的特色初探[J].东方企业文化，2014（17）：181.

[8] 岳秋玲.对妇幼保健机构档案管理工作的探讨[J].中国妇幼健康研究，2006（3）：248-250.

（收稿日期：2016-05-21）

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