高职院校二级学院行政秘书工作探讨

摘要：二级学院行政秘书是行政管理工作的基层人员，在学院办公室管理中起着重要的作用，是保证二级学院正常运转的中坚力量。本文结合工作中的实践与体会，介绍了二级学院行政秘书工作的岗位职责，分析了行政秘书工作的特点，并对做好行政秘书工作应具备的自身素质和能力进行了一些探讨。

关键词：二级学院 行政秘书 素质和能力

行政秘书工作协助学院领导做好办公室的各项工作，是学院领导的助手和参谋，是学院行政事务最主要的执行者。行政秘书是联系学院、学校各职能部门、师生之间关系的桥梁和纽带，起着上传下达的作用，对保证学院各项工作有条不紊地开展起着不可或缺的作用。围绕行政秘书工作岗位职责，根据行政秘书工作的特点，注重学习，提高自身素质，强化自身能力，才能为二级学院教学、科研、学生工作提供良好的服务。

1. 高职二级学院行政秘书工作的岗位职责

行政秘书的工作内容杂乱、琐碎，涉及学院工作的方方面面：

1.1 日常事务工作

协助领导处理日常行政事务，接听电话、联络协调，及时收取、转交各类信函和文件，传达学校和各职能部门的相关通知。按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信等。做好会议准备和记录工作，对会场进行合理布置，并做好摄像、文字报道。

1.2 档案管理

应做好文件的签收、呈送、保管和立卷工作。收集、整理日常行政管理工作资料，做好学院大事记工作，做好各类资料的归档工作。

1.3 文字工作

行政秘书应协助学院领导完成学院工作计划、总结等文字材料的打印、校对、上报工作。

1.4 资产的管理和使用

负责学院固定资产的采购、日常维护和报废的工作，定期对固定资产盘点清查，对学院资产的变化进行及时的登记，建立固定资产明细账。负责办公用品的采购、管理和发放工作。按需所发，做到不浪费，按时清点，及时补充。

1.5 信息工作

利用现代化的技术手段保持信息的畅通，对信息进行搜集、整理、归档及利用，时时关注校园网、QQ群上发布的信息，并及时上传下达各种信息、会议通知等给学院领导以及师生。

1.6 人事管理工作

协助学院领导做好人事管理工作，包括教职工考勤、师资培训、职称申报、评优和奖惩等工作。向新入职教师介绍学院规章制度，建立教师的行政档案。

1.7 外联工作

经常有学生家长来学院咨询专业情况，校企合作单位以及其他单位来学院进行交流和洽谈，兄弟院校来院参观和调研等，行政秘书要做好这些接待工作，树立良好的学院形象。

1.8 突发工作

在工作中要分清轻重缓急，对于一些突然发生的事情，如学院其他人员因特殊情况缺岗，行政秘书要从容淡定认真处理，处理好这种临时性的突发替岗工作。

2. 高职二级学院行政秘书工作特点

2.1 服务性

行政秘书工作服务的宗旨，决定了行政秘书应树立良好的服务意识。服务于领导，服务于师生，服务于其他部门，服务于来宾，服务于领导。即要深刻领会领导工作意图，分清工作的主次，井然有序地完成各项工作。服务于师生，要坚持以人为本，竭尽全力为师生提供便利，做到态度真诚，发挥服务育人的职能。

2.2 烦琐性

行政秘书的工作涉及学院工作的方方面面，其工作可谓是千头百绪、琐碎烦琐，经常是做完一件工作又来一件工作，同时完成几件工作。从实际工作量来看，其烦琐程度使得实际工作任务远超过了其岗位职责要求。

2.3 辅助性

行政秘书工作主要围绕教学、科研和学生管理等中心工作展开，每天辅助主管领导完成各项常规的工作。在高职行政管理过程中，涉及教师、学生的成长和利益上，难免会有一些矛盾，行政秘书当好领导的助手和参谋，辅助领导做好协调关系、澄清误解工作。

2.4 可预见性

行政秘书的工作有很多都是日常事务，有重复和有周期性，如考勤、职称评定、年度考核、资产管理，这些是常年重复性工作，有一定的预见性。这就要求行政秘书有计划的工作，合理安排时间，高效率完成工作。

3. 行政秘书能力和素质的构成

二级学院行政秘书工作虽然是高职院校基层的工作岗位，但要把工作做好仍然需要出色的能力和素质，需要具备以下几项：

3.1 过硬的政治思想素质

应具有正确的思想政治觉悟，良好的道德修养，具备教师所应具备的师德和风范。行政秘书必须有强烈的事业心和高度的责任感，全身心地投入到教育工作中。

3.2 健康的心理素质

要保持自信乐观心态，热爱教育事业和秘书工作。工作中能克制、把握自己的情绪、保持稳定的心境，能从容、敏捷、果断地处理问题。保持热情，营造和谐的人际关系，才能在工作中更主动更积极，有利于开展工作。

3.3 扎实的业务素质

要具备较强的文字表达能力。行政秘书经常要忙于各种文书的起草，为此应具备扎实的文字功底和写作能力，掌握应用文写作的行文规范以及写作的技巧，能够语言准确、言简意赅的完成领导交办的写作工作。

现代化的办公能力。运用网络技术，熟练操作Office等办公自动化软件，进行文字处理、数据统计、多媒体制作及网页制作等。熟练使用计算机、复印机、打印机、扫描仪、投影仪等现代化办公设备。

信息处理能力。关于本院或与学院师生的信息要在第一时间做出回应，当场处理或及时汇报，并充分利用现代网络技术手段如QQ群、微信、E-mail、手机等及时上传下达各种信息与学院师生建立多种交流互动的形式。

具有管理学和档案学的知识。行政秘书每天会获取大量的信息，如何高效整理、传递信息给学院领导和教职工，就要讲究方法和工作策略。对日常工作要有统筹，有计划地进行工作。工作内容分清轻重缓急，紧急的工作优先处理，并掌握一定的档案学知识，对日常资料进行合理的整理、归档，合理地做好各项工作。

具有较强的沟通协调能力。行政秘书工作涉及范围广，交际人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必须具备较强的沟通协调能力，行政秘书要善于与各方面沟通，对内协调与领导、师生的关系，对外协调与上级职能部门、合作单位等的关系，及时准确地沟通信息，巧妙地解决各方面的矛盾，融洽关系，调动一切积极因素，努力为学院的教学和科研等各项工作营造一个宽松和谐、协作有序的良好工作环境

具备较强的创新能力。创新是一所学校发展的动力和源泉，树立创新意识、培养创新能力，才能适应知识经济时代的发展需要，才能更好地推动教学管理工作，在工作中主要体现主动性、积极性和创造性。只有具备创新意识，才能敏锐地接受新事物、发现新问题，才能使管理工作保持兴旺的生命力。

正确处理突发事件的能力。平时工作中事先做好各项工作，以避免突发事件的发生，一旦发生突发事情，首先保持冷静，了解事情原委，认真分析，自己能处理的就及时处理，需要请示领导的事件及时向领导汇报。

总之，高职院校二级学院的行政秘书应该时刻牢记自己的工作职责，不断强化服务意识，努力提高自身的能力和素质，完善自我，超越自我，不断提高自己的工作效率和业务水平，认真完成领导交代的各项工作，为学院师生提供更好的服务，为学院发展贡献自己更多的力量。

参考文献：

[1]罗月红.浅谈二级学院行政秘书的服务意识和能力素质. 中国科技信息，2013，4（15）.

[2]安婧. 高职院校二级学院行政秘书工作探微. 中国管理信息， 2012（10）.

[3]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微 .佳木斯教育学院学报， 2011，12（15）.

[4]张宁.高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探. 黑龙江教育学院学报，2011，10（15）.

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