高校行政工作刍议

摘 要： 当前，我国的教育面向现代化、社会化，以社会对人才的需求为导向，教育模式由精英化教育向大众化教育推进。高校行政管理作为维系学校正常运转及教学科研工作顺利开展的重要支撑与保障，同样面临着转型与挑战。如何提高行政人员素质、建设一支高水准的行政管理队伍以达到教学与管理齐头并进，逐渐被提上议事日程。

关键词：高校 行政工作 工作职责 提升素质

中图分类号：G742 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）03-0280-02

随着社会生产力与科学技术的进步，经济事业呈现出跨越式发展。经济发展，教育为先，教育体制的改革与经济发展方式的转变同向而行。当下，我国的高等教育逐渐由“精英教育”向“大众教育”推进，精英式人才培养模式向应用型、复合型人才培养模式的转变能够提高受教育者的综合素质与应用能力，同时也推动高等院校的自身建设。高校的长远发展离不开先进的教育理念与科学的人才培养模式，同时亦需要高效规范的行政管理作为保障。如同在企业中，为了达到经营目的，企业成立非生产性的如采购、物流、人事、财务等职能部门发挥计划、组织、协调和控制等一系列职能，保证企业达到盈利目标。高校的行政管理，是高校为了实现学校教育工作的目标，依靠一定的机构和制度，采用一定的措施和手段，带领和引导广大师生、员工，充分利用各种资源，有效地完成学校工作任务，实现预定目标的组织活动。[1]学校职能部门与院系办公室的工作效率与服务质量直接影响高校的日常运转与长远发展，行政人员是高校管理队伍中不可或缺的部分。因此，思考如何协调与促进行政人员的工作，逐渐被提上议事日程，成为高校管理体制改革中亟待探讨的问题。

一、高校行政人员的岗位性质与岗位职责

要做好高校行政人员的梯队建设与管理，首先要明确其岗位性质即角色定位与岗位职责。

1.岗位性质

学校以教育为核心职能与终极目标，一切工作与事务围绕教学与科研展开。学校的一个重要特征是教育行为的集体化和社会化，而教育行政管理的职能是保障学校教学功能的发挥和教育目标的实现。因此，在大学的组织权力系统中，学术权力理当指向教学科研这一终极目标，支配大学的运转，居于高校的核心地位。而行政权力理应从属并服务教育目标，并对教育目标的实现起保证作用。[2]如此，高校中的行政从属教学，行政工作具有辅助性。

服务性为高校行政人员的另一属性。在高校中，行政人员以学生与教师为主要服务对象，直接对口管理层与师生员工，作为其间的纽带与桥梁，起衔接作用，通过上传下达、协调左右，建立纵横贯通的立体式架构，让教师最大限度地发挥效能，保障教学、科研及其它综合事务顺利进展。

2.岗位职责

行政工作繁杂多样，事无巨细。明确行政人员的岗位性质后，还必须熟知职责之所在。学校的管理体系类似于企业又有别于企业。常规的行政工作和企业大致相同，大致可归为以下几点。1、上传下达，作为领导同属下、上级与下级以及本部门同其他部门之间的信息传递者，需做好文件的接收与归档，及时传达文件精神并跟进文件的执行。2、文书工作，负责本部门或本单位的文字记事，包括年鉴、会议纪要、工作总结暨工作计划以及各类通知、申请报告等公文的撰写。3、财务管理，负责本部门或本单位的经费预算与管理。4、人事工作，负责本部门或本单位的人事考勤与考核。5、活动安排，筹划会务及其他活动，接待来访人员，组织相关人员与会。6、其它事务，如文件档案及固定资产的管理。作为人才培养基地，学校以教学为第一要务，某种程度上说，高等学校作为社会人才的锻造者与直接输送者，使命更为重大。高校行政人员需通过服务与管理保证教学顺利开展、学生学有所成。在高校中，行政与教学密切相关。校内外教学改革及其它科研项目的申报与审批、教学状态评估的常态化开展、拟新增专业的申报及学位授予的审批、迎新宣传与毕业生离校等事务均需要行政人员的通力协作。

二、推进高校行政工作的开展

高等学校的行政管理体系主要由各职能部门及各院系办公室构成，行政人员的工作直接渗透到各个环节。高校行政人员能力的高低，直接影响着学校的行政管理质量，从而关系到学校的生存和发展。[3]高校行政办公人员综合素质的提升，有助于提高工作效率，降低运行成本，推进高校管理的科学化与规范化。

1.提高行政人员的素质与能力

第一、提升思想政治素质。高校作为人才培养的主要阵地，汇集了密集的知识与多元的文化，各种思潮的融合与碰撞也使得高校工作者的思想更为活跃。在此环境下，高校工作者更应当求真务实，重视自身政治修养的提高。政治素质是指政治立场、思想意识、道德品质和工作作风，它是行政管理的灵魂。[4]作为高校行政工作人员，应当坚定政治立场、思想上积极要求上进；贯彻党的路线、政策，密切关注国家教育方针，把握教育发展的趋势；认真学习领导人的讲话，领会精神要领；参与党的群众路线教育实践活动，贯彻党的十八大精神；树立正确的价值观，遵纪守法、正直廉洁、忠于职守，以良好的精神面貌投身于高校建设中。

第二、修养温良品性。修业先修身，修身先修德，心性向善者，方能守长久之业。当下，道德品质已作为众多用人单位考核就职人员的重要指标之一，德才兼备者才能成大器。某种意义上，学校没有明确的商业目的，采取扁平化管理，培养的是学术性和专业型人才；企业则以盈利为中心，采取等级制管理，锻造能征善战的职场人，学校相较于企业更为单纯。作为高校行政工作者，更应当树立公仆意识，存心去欲，正直廉明。首先，在高校中，行政岗位本身具有服务性质，行政人员应弘扬敬业精神，主动成为师生的服务者，以“服务学生、服务教师、服务学校”为宗旨，以“为教学、科研做好一切辅助性工作”为己任，以饱满的热情，心怀热忱，通过完成各项服务性事务，保障学校工作良性运作。其次，高校行政人员作为上传下达的纽带与窗口，一定意义上看，是各部门、各院系及师生信息的来源。有研究证明学校组织的“过度关系化”呈现上升趋势，“开后门”“跑关系”在民办院校也比较普遍，有些事情因为组织中的私人关系可以从管理的范畴跳跃到服务的领域。[5]这种现象成为当前许多高校行政管理出现问题的症结，影响公共资源的合理配置的同时也导致自身工作失衡。例如，申报科研项目时，某些教师因与相关行政人员私下交情较好，交由行政人员全权代劳项目书的文字校验、打印、送审工作。非学校驻勤的老师以不方便为由，请相关行政人员打印、代签名并提交个人考核表、申请书等材料或办理其他私人事务。如此“特殊照顾”在高校行政部门尤其是院系办公室中“愈演愈烈”，形成惯性，不仅混淆了行政人员的权责，加大了行政人员的工作量，更不利于学校管理的规范化。行政人员具有服务性，但并非无底线。诚然，团结同事、乐于助人、与同事建立友好的关系值得褒扬。但是，不分时宜无底线地无偿代劳不利于工作长远开展。《菜根谭》有言“故君子与其练达，不若朴鲁”，意指作为君子与其精明老练，熟悉人情世故，不妨朴实笃厚。人情练达不意味着贸然的感情投资，行政人员应当适度把握关系，既维持群众的满意度，又不妄自菲薄，树立威信、不卑不亢、不偏不倚、公平公正地处理事务，避免“错位服务”的常态化。

第三，保持良好的心态。高校行政工作涉及教学、科研、学生工作，繁琐杂多。由于岗位的特殊性，繁重的工作任务加上许多常规事务内容单一、重复率高，使得办公人员久而久之耐心下降，热情减退，疲态显露，在工作中很容易滋生负面情绪。办公人员若是过于浮躁或者暴怒往往会降低办事效率，事倍功半，进一步影响当事人心情，形成恶性循环。因此，高校行政人员更需要保持良好的心态，虚怀若谷，戒骄戒躁不冒进；乐观向上，及时调节懈怠情绪；自信勇敢，迎难而上。

第四，提高文化素养与实践技能。对于高校行政工作者个人而言，首先要拓宽知识面、夯实科学文化素养。进取心退化是不少高校行政工作者的通病，即抱着得过且过的心态机械式工作。科学技术迅猛发展的当代，知识更新迅速。高校中，人才辈出，精英荟萃，优胜劣汰的法则依然奏效。不进实为退，作为高校行政工作者，必须与时俱进，补给自然科学、人文社会等基础性知识，夯实基本的科学文化素养。同时，身为教育领域工作者，应当储备相关行业知识如教育学、心理学的内容，关注教育发展趋势，了解行业动态，促进岗位工作的开展。

其次，利用唯物辩证法，掌握技巧与方法，从容应对。近年来，不少高校行政人员反映该岗位人员的个人晋升速度相对较慢，工作任务重导致其缺乏充足的时间准备职称论文的撰写与其他资格类证件的报考。诚然，高校行政管理人员工作辛劳，但是，无暇准备并非绝对的理由。面对繁杂的事务，若能总结经验、巧用方法，工作效率便能得到提升，也就获得更多的私人时间。工作中要善用唯物辩证法：抓主要矛盾，衡量主次，分清任务轻重缓急，优先处理紧急和棘手的事务；有团队意识和协作精神，高校行政工作者应变“推诿”为“担当”，化“被动响应”为“主动联系”，对外加强与各部门各院系的联络，对内善于利用本单位优秀人才，通力合作，达到事半功倍的效果；大胆尝试，善于接受新鲜事务。数字化、信息化、智能化日渐成为现代社会的标志，信息化办公成为众多企业办公尝试的方向。高校中，行政事务繁而杂，人工化的机械操作与古板的办公理念拖慢工作进度。行政工作人员应当广泛利用先进的多媒体设备与信息技术，代替传统的办公流程。一方面，便于信息的传输与材料存档，另一方面节约办公成本，减少精力的耗费，时间与空间达到有效利用；善于总结规律。高校中，常规的行政事务基本以每一学年为一轮回，工作人员应当总结规律，熟悉模式，改进方法，提高效率。

2.建章立制，创新模式

近几年来，高校行政岗位人员流动性较大成为普遍现象。高校中，行政工作以辅助教学，保证教学科研工作顺利开展为终极目标，行政人员以服务于广大师生为宗旨。行政岗位由于其自身辅助性、服务性等特性，使得在岗人员主体意识不强、受重视程度不高。高校应当加大对行政工作人员的重视与关注，通过人性化管理，对其工作予以充分的认识与客观的评价。一方面，建立合理的奖惩机制，对成绩突出，表现优异者予以适当的奖励，激励其再接再厉。市场机制下，增强工作者的竞争意识与忧患意识，有利于促进其自身进步。对于工作落后者，适当的处罚能在一定程度上能催促其自查自省，加以改进。另一方面，轮岗制度已成为众多企业人才培养的一种有效方式，学校可加以采纳和借鉴，如在行政管理部门之间建立轮岗，工作人员以三年为一周期在平级岗位上调动。对于行政人员自身而言，新的工作要求和环境能激励其奋发上进，迎接挑战；对于高校而言，对行政人员的各项能力全面考察，挖掘其潜在能力，优化人才配置。

参考文献

[1]余军.我国高校行政管理浅谈[J].中国成人教育，2007，（21）：53-54

[2]於军.高校行政管理工作中存在的问题与解决思路[J].教育与现代化，2006，（4）：53-57

[3]陈贤新 魏晋才.试论高校行政办公机构工作人员的知识结构与能力模型[J].中国科教创新导刊，2010，（16）：10-11

[4]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008，（18）：135-136

[5]邹婕.民办高校行政工作“管理”与“服务”功能错位现象透析[J].重庆高教研究，2013，（2）：24-27

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