实现办公室行政管理精细化的思路与对策

摘要：要想提高办公室的行政管理工作质量，就要注重办公室行政管理工作的精细化。文章通过结合笔者自身的工作经验，分析了实现办公室的行政管理工作精细化的思路，研究了相应的提高办公室的行政管理工作质量的措施，为相关的办公室工作人员提供参考和借鉴，对于推动办公室档案管理工作发展具有重要意义。

关键词：办公室；行政管理；精细化；思路

在行政管理活动中，办公室是重要的活動场所，通过科学的管理方式实现精细化的管理，这样可以控制单位的管理成本，提高办公室档案管理工作效率的同时实现办公室档案管理工作的价值。下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。

一、办公室行政管理精细化的思路

在社会主义市场经济背景下，办公室的行政管理工作要实现精细化管理才能提高管理的效率和质量。过去的行政管理工作受到计划经济体系的作用，不管是管理的方式还是管理的制度都不能和现代化的社会相适应。面对这样的问题，办公室行政管理工作必须和现代化的企业管理模式相适应，具体的管理思路如下所示。

（一）实现管理科目的细化与量化

最近几年来，办公室的管理工作以模块化进行，管理者们借助于自己的管理经验实施管理，很难让办公室管理工作连续进行，这样就导致了办公室行政管理工作的低效率，职能发挥不到位。要想从根本上改变这样的档案管理模式，必须借助于精细化的管理，让办公室的行政管理工作更加科学。不过，精细化管理工作具有一定的系统性，在工作时以一定的顺序为基础分成多个模块，通过细化具体的任务来把原先复杂的工作简化，各个时间的操控更加有力，通过各个任务的完成达到总体的办公室管理目标。量化具体的办公室行政管理工作可以测量好不同的环节，让固定的工作有固定的时间，实施起来也有固定的程序，有利于提高办公室工作的质量和效率。

（二）引入流程化和标准化的工作理念

在工业生产力，生产的流水化是提高工厂生产效率的重要途径，实现流水化的生产让各个部分各司其职，联系和沟通也大大增强。办公室的行政管理工作实现流水作业也具有同样的作用，分解具体的工作任务可以让各个部分按照严格的程序进行流水性工作，提高了办公室的行政管理的精细化。办公室的管理工作中要梳理好工作，运用科学的标准化理念，这样才能从根本上提高办公室行政管理工作的质量和效率。

（三）强化员工们的协同与经济化意识

办公室的行政管理工作紧紧借助于个人的力量是很难实现精细化的，只有各个部分相互沟通和配合，员工们有明确的分工才能得以实现。举例来看，文件签收工作是办公室的重要工作，一份文件必然会经过收文、办理和存档等多个环节，这一过程里也会经受不同部门的审核。一旦缺失了办公室部门的分工和配合就很难高效率的处理文件。在这样的背景下，要想实现办公室的行政管理的精细化管理必须要让员工们有一定的配合意识，同时还要树立经济意识，用最短的时间获得最大的效益，实现资源的合理配置。对于企业来说，只有强化员工们的协同和经济化意识，才能创新办公室行政管理工作。

二、实现办公室行政管理精细化的对策分析

实现办公室的行政管理工作的精细化是未来发展的重要趋势，这一方面改变了过去的管理思想，另一方面还创新了工作的方式。在实现办公室行政管理精细化的过程里，相关的管理者要提高综合素养，建设精细化的企业文化和制度，引导员工们养成精细化的好习惯，进一步细化具体的岗位，下面是笔者对实现办公室行政管理精细化的对策进行的具体分析。

（一）建设精细化的企业文化

企业文化是推动企业可持续发展的重要因素，要想实现办公室行政管理的精细化，就要重视企业文化的建设。漫长的发展过程里，由于没有实现对工作的量化，导致企业管理面临的环境更加复杂，基本销量也很难得到保障。要想创造精细化的企业文化，就要在办公室行政管理工作里实施精细化的管理方式，通过精细化的文化提高企业的管理水平，用规范化的流程和体系可以改变员工们的思想观念，在潜移默化中提高员工们的素养。对于企业自身来说，精细化的文化可以实现企业文化的创新，对于企业的可持续发展具有重要的意义。

（二）通过制度建设推进精细化实现

当前的企业发展必须要借助于精细化的文化，但是也不能离开制度建设。要想真正实现办公室行政管理的精细化，就要转变办公室人员的思想观念，让自己的办公室行为更加规范化。作为企业的办公室，要实现精细化管理，就必须从内部的相关管理制度出发，尽可能把员工的行为规范提升到企业发展的实际工作日程。事实上，办公室行政管理的精细化不仅仅依赖于一个人或者一段时间，必须要借助于经验的引导，做好制度化建设，明确办公室行政管理工作的具体事项，这样才能提高办公室工作人员的精细化工作意识和水平。制作一套完整的办公室行政管理工作流程，工作的开展可以依据流程进行，让办公室行政管理工作更加高效化。

（三）建立员工精细化的办公习惯

办公室工作不仅要有精细化的制度，还要引导员工们形成精细化的办公习惯。过去的办公室管理理念很难和现代化的企业发展相适应，也很难提高办公室行政管理工作效率。所以，通过建立员工们精细化的办公习惯可以让办公室行政管理工作迈上新的台阶。第一，员工们必须养成良好的工作习惯，积极的总结工作经验，为办公室行政管理精细化奠定基础。第二，员工们必须要有严谨的工作态度，认真仔细完成工作，单位自身要参考统一化的工作标准对员工们的工作进行量化，提高考核的科学性。

（四）细化岗位设置，明确岗位职责

办公室的行政管理工作具有很强的针对性，但是多年以来，办公室的岗位设置工作比较随意，这导致了员工们职责混淆不清，出现问题也会推诿扯皮，经常出现多个员工处理一项事物的问题，这导致了成本投入增加，不利于实现人力资源和物力资源的合理配置。在出现了违规现象以后，由于不能追究员工们们的责任，导致办公室工作人员的积极性受挫，不利于员工承担责任。从纵向的角度来看，办公室人员必须做好领导交代的待办事项，为企业的正常运转做出贡献。不过，因为办公室工作没有明确的岗位分工和职责设置，使领导经常在紧急时刻随便找人，布置工作，这会给企业内部造成一定的混乱。因此，要想真正实现企业行政管理精细化，就必须划分岗位职责，既满足横向工作的需求，同时也要满足纵向上下级之间的关系。通过一系列的改进措施，有助于在日常工作中更有针对性，从而有效地提高办公室的工作效率。

三、结束语

通过上述分析可以得知，办公室工作影响到企业的可持续发展，其承担的责任也非常巨大。在企业活动里，办公室扮演的角色越来越重要，甚至会影响到企业的形象和发展，只有实现办公室行政管理的精细化才能提高管理的质量和水平，进一步提高办公室管理工作效率。在新的历史发展阶段，企业办公室行政管理工作人员必须树立精细化管理理念，在工作中养成良好的工作习惯和作风，通过制度化创新，从而更好地推进办公室精细化管理，加快企业的发展。文章以自身的工作经验为基础，分析了实现办公室行政管理精细化的思路和对策，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

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